Documentación GRIBA ERP

Gestión Comercial

Ventas

Dentro del menú de navegación del sistema Griba ERP, tenemos un listado de carpetas con las cuales
podemos realizar distintos procesos. En Gestión Comercial, podremos realizar una venta:

Para realizar una venta, podemos crear un presupuesto o pasar a generar la nota de venta. En ambos casos tenemos que posicionarnos en alguno de ellos y hacer click en Nuevo. Para saber en cual se está ubicado, se puede ver el encabezado

Oportunidad

Para generar una oportunidad, debemos ir a:
1. Gestión Comercial.
2. Oportunidades.
3. Nuevo.

Luego seleccionamos el cliente o abonado.

En caso de ser un nuevo cliente, hacemos click en Nuevo.

Completar con los datos básicos y guardar

Luego elegir Rubro y el Técnico. Se pueden agregar observaciones en caso de ser necesario.

Para agregar productos hacemos click en el ícono señalado.

Elegimos el producto, cantidad, zona y configuración

Luego se elige el vendedor y la oportunidad pasará a estar asignada, habilitando el cotizador.

Una vez elegido el cotizador, podemos modificar lo que sea necesario y generamos la Propuesta
Comercial.

Aparecerá el presupuesto para poder imprimir.

Presupuesto

Para crear un nuevo Presupuesto ingresamos a Nuevo, se nos abre una ventana en la cual completamos los campos marcados a continuación:

Cliente

A nombre de quien irá la factura

Lista Precio

Lista de precio dependiente del cliente

Vendedor

Quien hace la venta

Cuenta Corriente

“Si”, no hace falta generar recibo / “No”, es necesario generar recibo

Moneda

En que moneda será la cotización

Descuento efectivo

“Si”, solo a medios de pagos en efectivo

En Nuevo Item buscamos en Codigo el producto que necesitamos:

Se puede buscar mediante el valor de cualquiera de las columnas: Codigo, Nombre, Linea, Rubro, Marca, Proveedor, etc.

Una vez encontrado hacemos click sobre él para agregarlo.

En caso de ser necesario se puede modificar la cantidad y los descuentos, luego damos Aceptar.

Por defecto, el medio de pago será Efectivo pero en caso de necesitar otro se puede:

  1. Seleccionar el medio existente.
  2. Borrarlo.
  3. Agregar uno nuevo.

Para agregar y/o cambiar el medio de pago, hecemos click en la opcion Nuevo item y elegimos el tipo de operacion a realizar:

Para el caso de las tarjetas, las cuotas dependen de la tarjeta seleccionada. Una vez seleccionado todo correctamente hacemos click en Aceptar:

El Presupuesto puede ser guardado para un uso posterior o hacer que pase al siguiente estadío (Nota de venta), cambiando el Estado a Cerrado desde alguna de las opciones disponibles:

Nota: Para cerrar el presupuesto es condición agregar medio de pago, también podemos dejarlo abierto para seguir presupuestando. Al cerrar el presupuesto se genera la nota de venta.

Los Presupuestos que se encuentren en la lista se pueden visualizar, pero si se requiere hacer un
cambio, entonces se procede a Anular el Presupuesto y crear uno Nuevo.

Para poder imprimir un presupuesto, seleccionamos el presupuesto de la lista y luego “Mostrar en el Informe”.

Nota de Ventas

Desde la Nota de Venta se genera el Recibo, en caso de ser necesario agregar o quitar algún producto, se debe volver a cargar el medio de pago para calcular el nuevo monto.

Completamos con los datos necesarios y aceptamos; en caso de ser efectivo, corroborar el monto.


Para imprimir el recibo y pasar a la siguiente etapa, cambiamos su estado a Cerrado.

Una vez cerrado, vamos a Notas de ventas y entramos a la nota de venta.

Para generar el Remito cambiamos su estado a Cerrado.

Nota: Podemos crear Notas de Ventas sin haber hecho el presupuesto desde el botón Nuevo en la cinta de opciones.

Remito

Se nos abrirá la ventana del Remito y ahí podremos entregar los productos de forma total o parcial e iniciar el circuito de la Factura Electrónica.

En el caso de una entrega parcial, se selecciona el producto a entregar, hacemos click en “Entrega Parcial” y establecemos la cantidad a entregar. Luego se guarden los datos.

Para continuar con la entrega de productos se debe ir a Remitos, seleccionar el Remito en cuestión y luego hacer doble click sobre ese Remito.

Repetimos el paso anterior o realizamos la entrega total y se factura.

Nota: para cerrar el remito tenemos que cambiarle el estado a entregado.

Nota de Crédito

Una nota de crédito se genera sobre una Factura Cerrada. Para generar una nota de crédito debemos ir a:
  1. Gestión comercial
  2. Notas de Crédito
  3. Nuevo

En caso de tener más de una factura, corroborar monto y fecha.

Luego especificar en detalles el motivo de la anulación.

Y para finalizar, cerramos la nota de crédito desde alguna de las opciones disponibles.

Nota de Crédito Interna

La nota de crédito interna se genera sobre una Nota de Ventas Cerrada. Para generar una nota de crédito interna vamos a:

  1. Gestión comercial
  2. Notas de crédito interna
  3. Nuevo

Se busca el cliente y la nota de venta deseada.

Si el cliente tiene más de una nota de venta, verificar monto y fecha.

Luego completar en detalles y cerrar la nota de crédito interna.

Nota de Débito

Una nota de débito es un documento comercial con validez ante AFIP emitido por un vendedor hacia un comprador. Tanto la nota de crédito como la de débito se utilizan para corregir errores en las facturas de venta realizadas. La principal diferencia es que, en el primer caso, el fin es modificar el importe a favor del cliente, En cambio, la nota de débito se emite para asentar una diferencia a favor del vendedor.

 

Dado que AFIP no permite la anulación de las facturas electrónicas, la única forma de enmendar los datos erróneos es a través de este tipo de comprobantes.

Para generar una nota de débito tendremos que ir a: Gestión Comercial -> Ventas -> Nota de Débito.

Clickeamos en nuevo el cual nos mostrará la ventana de nota de débito la cual se ve así:

Empezamos por seleccionar el cliente el cual tiene que ser igual al documento al cual le vamos a generar una nota de debito.

seleccionamos  la factura venta a la cual generamos la nota de débito y veremos que automáticamente se pegará el mismo vendedor de la factura la cual seleccionamos.

Nos vamos al recuadro detalles en donde agregaremos un 

 

impuesto el cual dependiendo del monto o del porcentaje de la alicuota

Luego de agregar el impuesto vamos a agregar un monto.

Al terminar, solo nos quedaría en cerrar la nota de débito, esto hará que la factura venta se “asocie” a la nota de debito. Es decir, agregará ese monto como saldo al cliente el cual deberemos pagar.

Nota de Débito Interna

Para generar una Nota Debito Interna, nos dirigiremos al siguiente modulo: Gestión Comercial -> Ventas -> Nota Debito Interna.

Veremos todas las Notas de Débitos internas que se generaron con el paso de tiempo, asi que para generar una nueva clickeamos en el botón nuevo.

 

Se abrira la siguiente ventana:

Primero, seleccionaremos el mismo cliente del documento al que queremos hacerle la nota debito. Clickeamos en el recuadro Cliente y se nos va a desplazar un panel en donde buscaremos a este cliente.

Como vemos, podemos filtrar agregando la fila de filtrado, para agregar el nombre o el documento. En caso de querer crear uno nuevo tendremos que clickear sobre el botón nuevo

Siguiente, seleccionaremos la nota venta o la factura venta a la cual queremos generar una nota de debito interna.

La condicion venta se seleccionara automáticamente dependiendo de la factura que seleccionemos.

 

En caso de querer seleccionar un Concepto valor solo abrimos el panel y elegimos, tambien podemos crear uno nuevo de igual manera.

Por ultimo, escribiremos el monto en el recuadro con el mismo nombre.

A este punto solo cerraremos la nota debito interna, esto hara que se “sume” el monto que colocamos en la anterior mencionada.

Clientes/Nuevo

Para crear nuevos clientes se debe ir a:

  1. Gestión Comercial
  2. Clientes
  3. Nuevo

Los datos mínimos para crear un usuario son: Nombre, Categoría fiscal, DNI, Celular, Email y establecer en “Si” a “Es cliente”. Para finalizar hacemos click en “Guardar y Cerrar”. En caso de desconocer algún dato, se puede poner “—“.

En la pestaña Comercial podemos predefinir una Lista de Precios.

Modificar Cliente

Para modificar un cliente se debe seleccionarlo haciendo doble click desde la lista de Clientes, se puede buscar por cualquier valor de las columnas disponibles.

En caso de necesitar otro valor, se puede hacer click derecho sobre el nombre de cualquier columna, click en “Selector de columnas”

Y agregar la que haga falta haciendo click sobre la lista y arrastrar hacia las columnas para agregar.

Una vez modificado los datos, se guardan los cambios.

Devoluciones

En caso de necesitar hacer una devolución, nos dirigimos a:

  1. Gestión Comercial.
  2. Devoluciones de Clientes.
  3. Nuevo.

Se busca el Cliente y Remito de los productos a devolver.

En caso de tener varios remitos, corroborar el número de Remito.

En los detalles se puede borrar lo productos que No se devuelven.

En este caso, se devolverán cuatro cámaras y cinco de las 10 tarjetas de proximidad.

Una vez corroborado los datos, se Cierra la devolución generando la Nota de Crédito correspondiente.

Gestión de Productos

Familia de Productos

Para crear una Nueva Familia de Productos, nos dirigimos hacia el menú del sistema y hacemos lo siguiente:
                        1. Gestión de Productos
                        2. Familia de Productos
                        3. Nuevo

En la siguiente ventana debemos cargar todos los datos que se tengan del producto, los mínimos
son Nombre, Proveedor y Atributo (en caso de desconocer, se debe usa “No especificado”). En
caso de no asignar Código, se le asignará automáticamente el primero disponible.

Para agregar una Imagen del producto debemos ir a la pestaña de Datos.

Desde la opción Foto podemos elegir una imagen cargada previamente o desde un nuevo archivo.

En la pestaña de Datos Adicionales se puede asignar un grupo y también agregar una descripción al producto.

Una vez ingresado los datos nos dirigimos hacia la pestaña Definición de Precios para ingresar el valor del producto, luego Guardar y Cerrar. En esta sección se agregan los impuesto y cargos
extras como ser “IVA” y “Flete”.

Para agregar una nueva línea tanto en Impuestos como Cargos Adicionales, basta con hacer click en la primera línea de cada lista.

Modificar familia de productos

Para modificar una Familia de productos, debemos ir a:
1. Gestión de Productos
2. Familia de Productos
3. Elegir el producto a modificar de la lista

Se puede filtrar los productos Activos de los Inactivos desde el Filtro y buscar por cualquiera de los valores de las columnas.

En caso de necesitar otra columna, se puede agregar haciendo click derecho sobre el nombre de
cualquier columna y seleccionar Selector de Columnas.

Luego arrastrar hasta la ubicación deseada el nuevo campo.

Una vez realizado los cambios, Guardar y Cerrar.

Generar remito ingreso

Para generar un remito de ingreso, debemos ir a:
1. Gestión de Productos.
2. Movimiento de Productos.
3. Remitos de Ingresos.
4. Nuevo.

En la nueva ventana debemos seleccionar Depósito y Proveedor. En Tipo Stock se usa Propio
(Terceros es válido para concesionaria).

Luego para agregar el Producto debemos hacer click en la línea en blanco.

Buscamos por Producto Familia.

Y luego establecemos la Cantidad. Se puede repetir el proceso las veces que sean necesarias.

Para borrar un producto, debemos seleccionarlo y luego hacer click en borrar.

Para finalizar se debe cerrar el remito de ingreso desde alguna de las opciones disponibles.

Ajuste de stock

Para realizar un ajuste de stock debemos ir a:
1. Gestión de Productos.
2. Stock de Productos.
3. Ajuste de Inventario.
4. Nuevo.

Luego completamos con el Depósito, Motivo y los productos a ajustar.

Luego establecemos la cantidad y podemos seguir agregando los productos que hagan falta. Si tengo 100 y quiero agregar 5, debo poner 105 en cantidad. Si tengo 100 y quiero sacar 5, debo poner 95 en cantidad.

Para finalizar e impacte en el stock, debemos Cerrar el Ajuste.

Producto transferencia

Para generar un remito de ingreso, debemos ir a:
1. Gestión de Productos.
2. Movimiento de Productos.
3. Productos transferencia.
4. Nuevo.

En la ventana de Transferencias, se debe establecer el Depósito Origen y Depósito Destino.

Luego se hace click en la línea para poder agregar los productos necesarios.

Hacer click en la columna Producto Familia.

Seleccionar el producto deseado.

Modificar la cantidad en caso de ser necesario.

Pueden agregarse más de una producto.

Luego se procede a cerrar la transferencia.

Curva Talle Color

Principalmente para generar una curva talle color, debemos crear un remito ingreso. Para hacer esto vamos a:

  • MOVIMIENTOS DE PRODUCTOS
  • REMITO DE INGRESOS
  • NUEVO

Acá, llenamos de uno en uno los datos que se marcan a continuación  

  • Numero de remito
  • Deposito
  • Sucursal
  • Proveedor

Para verificar que no falte datos que llenar, presionamos en el botón VALIDAR

Siguiente de esto, agregamos un  PRODUCTO FAMILIA presionando en el espacio en blanco debajo del recuadro con el nombre del anterior mencionado 

Seguido, se nos abrirá un recuadro en donde buscaremos nuestro producto. Dependiendo de que sucursal, proveedor y deposito seleccionamos, nos apareceran diferentes productos

Despues de terminar de agregar el producto, movemos nuestro mouse hacia el recuadro llamado GENERAR DETALLES

Se nos abrirá una ventana. Acá podremos agregar una familia ya existente agregandola desde el recuadro donde dice FAMILIA y a la par (VACIO) o, podremos agregar una nueva familia de productos llenando los demas datos que se muestran dentro del recuadro rojo

Para agregar una Familia ya existente, haremos lo anterior mencionado. Presionaremos en el recuadro donde aparece la palabra (VACIO).

Nos aparecera una nueva ventana donde agregaremos el producto de familia. Podremos buscarlo manualmente o solo escribiendo su nombre en el recuadro BUSCAR

Como veremos en la siguiente imagen, se nos llenarán los datos automaticamente ya que agregamos un producto de familia ya existente. Siguiente, presionaremos en el recuadro azul llamado AÑADIR DETALLES. Se nos agregará el producto y podremos ver todos sus detalles como, su código, su nombre, imagen etc.

Para poder terminar aqui, cambiamos la CANTIDAD del producto que agregamos, como se muestra en el ejemplo, cambie la cantidad a 25

Si no hacemos esto no nos dejará continuar

Luego de haber cambiado la cantidad que deseamos, le damos a ACEPTAR, se nos mostrará una ventana la cual nos avisará lo siguiente

Presionamos en el recuadro SI 

Aparecerá un recuadro mostrando la cantidad de productos que se están generando. Habremos terminado en esta parte agregando un Producto Familia ya existente, ahora vamos a crear un nuevo Producto.

Vamos a empezar llenando cada dato como se muestra en la imagen de ejemplo, como el CODIGO, NOMBRE, RUBRO etc.

Elegimos la marca, la linea y sublinea

Seguimos con la casilla donde elegimos el sexo, elegimos el talle como por ejemplo acá seleccioné el talle del 4 al 18 y elegimos los talles deseados dentro de esta cantidad. Seguimos con los colores y elegimos los deseados.

Modificamos el costo y el margen.

Al terminar con todos, le damos a AÑADIR DETALLES y veremos como se agregaron todos los productos, como hicimos anteriormente cambiamos la cantidad de todos los productos

Luego de terminar, le damos ACEPTAR y en SI en la ventana que se nos mostrará como en el ejemplo anterior.

Nos aparecerá la ventana anterior mencionada donde nos informa la cantidad de productos que se están generando

Cambio Masivo de Precios

Para hacer un CAMBIO MASIVO DE PRECIOS vamos a:

  1. GESTION DE PRODUCTOS
  2. ADMINISTRACIÓN LISTAS DE PRECIO
  3. LISTAS DE PRECIOS

Como veremos en la imagen de ejemplo, se nos mostraran todos los PRODUCTOS FAMILIA que tengamos cargados.

  1. Para empezar, vamos a seleccionar todas las lineas que contengan los productos deseados para cambiar sus precios selecionando los pequeños cuadros que se encuentran a la izquierda del producto. Por ejemplo seleccioné todos los anterior mencionado.
  2. Si el producto no aparece vamos al recuadro de busca y escribimos aquí el nombre o codigo del producto
  3. Clickeamos en el botón llamado CAMBIO MASIVO DE PRECIOS

Se abrirá una nueva ventana en la cual podremos modificar los siguientes datos 

  1. Costo: Modificará el costo del producto
  2. Margen: Modificará el Margen
  3. Precio Final: Modificará el precio final
  4. Precio base: Modificará el precio base

En este ejemplo vamos a modificar el Costo, escribimos el nuevo monto y listo.

Seguido de esto, vamos a establecer el valor en el recuadro de ACCIONES 

Dependiendo de que querramos modificar, podremos también incrementar el costo en Porciento marcando la casilla llamada ES PORCENTAJE

Le damos aplicar y habremos terminado esta parte

Se nos mostrará una ventana avisando cuantos precios fueron modificados 

Aparecerá una ventana avisando cuantos precios estan siendo modificados 

Volvemos a LISTAS DE PRECIO y veremos si los precios fueron modificados correctamente

Impresión de Etiquetas

Para imprimir etiquetas, tendremos que ir a:

  1. GESTIÓN DE PRODUCTOS
  2. MOVIMIENTOS DE PRODUCTOS
  3. REMITOS DE INGRESO

 

Seleccionamos el remito que queremos hacerle una impresión de etiquetas marcando su casilla

La primera manera de imprimir las etiquetas, es entrar al remito y seleccionar el recuadro llamado IMPRESIÓN DE ETIQUETAS

La segunda manera es más facil y rapida, ya que teniendo seleccionado el remito podremos clickear el recuadro llamado IMPRESIÓN DE ETIQUETAS 

Se nos abrirá una ventana en donde podremos elegir la impresora y la etiqueta. Tambien, podremos cambiar la cantidad de etiquetas a imprimir de cada remito

Primero seleccionamos la etiqueta que querramos para imprimir

  1. STANDAR
  2. STANDARG
  3. MEDIUM

Seleccionamos la impresora

  1. ONENOTE FOR WINDOWS
  2. MICROSOFT PRINT TO PDF
  3. FAX
  4. ENVIAR ONENOTE 16
  5. ANYDESK PRINTER

Para este ejemplo, vamos a usar el numero 3

Siguiente vamos a modificar la cantidad, en este ejemplo modifique poniendo (1) a los 4 primeros y (0) a los demas

Vamos a clickear en el botón azul llamado IMPRIMIR y siguiente a esto nos aparecerá una ventana para confirmar, clickeamos en SI 

El archivo a imprimir se vería similar al siguiente mostrado en la imagen 

(Etiqueta Medium)

(Standar)

(STANDARG)

(SMALL)

Factura POS

Para crear una factura vamos a:

  1. GESTION COMERCIAL
  2. VENTAS
  3. FACTURAS

Clickeamos en el recuadro NUEVO 

En esta nueva venta clickeamos en el recuadro NUEVA FACTURA

Tambien podemos presionar la tecla F5 para ser mas rapidos

Primero, presionamos en el recuadro cliente, donde buscaremos a estos

En este recuadro buscaremos a los clientes, por su nombre o/y su numero de documento

Vamos a buscar el producto de dos maneras

Manera basica: Escribiremos el codigo del producto

Manera avanzada: Buscaremos el producto de manera manual

Para este ejemplo voy a usar la manera avanzada

Presionamos la tecla F8 o en el recuadro llamado AGREGAR para agregar el producto recien seleccionado 

Veremos que el producto seleccionado se agrego a la ventana PRODUCTOS 

En esta parte, podremos cambiar la cantidad del precio del producto anterior seleccionado 

En esta ventana podremos cambiar el precio del producto

  1. Clickeamos en PRECIO NUEVO y escribimos el precio nuevo 
  2. Seleccionamos el motivo por el que queremos cambiar el precio como por ejemplo, seleccionare Prodcuto Defectuoso 
  3. Aplicamos los cambios

Para pagar el producto anteriormente agregado, debemos clickear en el recuadro llamado GESTIONAR PAGOS 

O de manera mas rapida, presionar la tecla F9

Para pagar hay 5 maneras diferentes de pagar el producto. Vamos a comenzar principalmente con EFECTIVO

Vamos a presionar en el recuadro llamado MTOTAL (monto total) y listo, presionamos en el recuadro GUARDAR y habremos terminado de pagar

Vamos a presionar el cuadrito de la izquierda y luego, presionamos en el boton CERRAR DOCUMENTO 

Ahora vamos a pagar con TARJETA DE CREDITO. 

Abrimos el cuadro GESTIONAR PAGOS y nos dirigimos a la ventana siguiente de EFECTIVO siguiente clickeamos en AGREGAR 

En esta ventana vamos a llenar cada dato que se nos solicita uno en uno

  1. TARJETA
  2. CUOTAS (3, 6, 12 etc)
  3. BANCO
  4. CUPON NUMERO
  5. LOTE
  6. CODIGO OPERACION 

Luego de haber terminado, se nos llenaran los demas datos de manera automatica

Se nos cerrara la ventana y presionaremos en guardar. Listo habremos terminado y pagando con tarjeta de credito

Para pagar con CHEQUES DE TERCEROS vamos a la ventana siguiente de TARJETA DE CREDITO, presionamos en el recuadro AGREGAR 

Repetimos lo anterior, vamos a llenar todos los datos que se nos solicitan

  1. NUMERO
  2. TIPO DE CHEQUE (Corriente, PagoDiferido, ECHEQ)
  3. FECHA DE VENCIMIENTO
  4. ENTIDAD FINANCIERA
  5. DESTINATARIO (Nombre del Destinatario)

Al terminar, vamos a presionar en GUARDAR 

Y una vez mas en GUARDAR 

Ahora, vamos a pagar con Transferencia Bancaria 

Nos dirigimos a la pestaña siguiente de CHEQUES TERCEROS, AGREGAR 

  1. Vamos a seleccionar nuestra cuenta bancaria
  2. Escribir el CBU 

Clickearemos en GUARDAR

Presionaremos una vez mas en GUARDAR y habremos terminado de pagar con cuenta bancaria

Por ultimo, vamos a pagar con un VOUCHER 

Nos dirigimos a la pestaña siguiente de transferencia bancaria (VOUCHER)

Vamos a necesitar el codigo del Voucher que deseemos usar para pagar

 

Luego de escribir el codigo del voucher que vamos a usar, clickearemos en MTOTAL(montototal) y en guardar

(Repetir este paso cada que se termine de pagar con las diferentes maneras ya mencionadas)

Gestión de Cajas

Generar Recibo

Para generar un recibo, debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Recibos de Cobranza.
3. Nuevo.

En este módulo veremos muchos documentos con distintos estados en distintos colores, los cuales son:

 

  • Verde: El documento está cerrado
  • Naranja: El documento está en proceso
  • Rojo: El documento está anulado.

En la ventana Recibo, clickeamos en el botón validar para que esta acción nos traiga los datos necesarios a llenar

 

Llenamos los datos que nos pide la validación, o sea, seleccionamos el cliente o podemos seleccionar un abonado el cual automáticamente traerá al cliente

Si el cliente que seleccionamos ya tenía anticipo cargado, una ventana nos avisará y preguntará si queremos cargarlos como medios de pago para el recibo.

Una vez cargados, vamos a Documentos con Saldo.

Seleccionamos los documentos a cobrar o el documento a cobrar

Veremos que el campo total seleccionado nos mostrará la suma de todos los documentos que seleccionamos.

En caso de ser necesario, podemos agregar más efectivo u otro tipo de medio de pago yendo a agregar valores:

Elegimos el tipo de valor ya sea efectivo, tarjeta, cheque de terceros, etc.

En este caso, seleccionaremos efectivo: Elegimos el tipo de moneda, modificamos el monto si queremos y clickeamos en aceptar:

Y para finalizar, Procesamos el Cobro.

Generar Anticipo

Para generar un anticipo, debemos crear un nuevo recibo. Elegimos Cliente o Abonado, luego
corroboramos el tipo de recibo que queremos crear y Agregamos Valores.

Elegimos el tipo.

Establecemos el monto.

Y cerramos el documento.

Arqueo de Caja

Vista desde arqueo ciego

Este tipo de arqueo lo hacen los cajeros

Para generar un arqueo de caja debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Arqueos de Caja.
3. Nuevo.

En el recuadro arqueo debemos completar con el dinero (Cheques o Tarjeta) que efectivamente hay en la caja

El siguiente recuadro nos muestra las diferencias que tenemos:

Para finalizar cerramos el Arqueo.

.

Arqueo de Caja

Vista desde arqueo abierto

para generar este arqueo el cual lo cual lo hacen los gerentes o los administrativos debemos ir a:

  1. Gestión de cajas
  2. Arqueos de caja
  3. Nuevo.

en el recuadro de arqueo debemos completar con el dinero (o cheque) que efectivamente hay en la caja.

Y el cuadro de Diferencias nos dirá si hay alguna diferencia

Para finalizar cerramos el arqueo.

Generar Orden de Pago

Para generar una orden de pago debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Órdenes de Pago.
3. Nuevo.

Elegimos el Destinatario (Proveedor), Caja y Centro Costos. Una vez seleccionado el Destinatario
nos aparecerán todos los documentos disponibles de dicho Destinatario.

Podemos seleccionar más de un documento.

Luego Agregamos Pagos.

Elegimos el tipo, en este caso será efectivo.

Establecemos el monto.

Y cerramos la Orden de Pago.

Egreso de Caja

Para generar un egreso de caja debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Egresos de Caja.
3. Nuevo.

Especificamos el Destinatario, Concepto y Monto.

En caso de necesitar detallar cada monto, se pueden agregar los que sean necesarios.

Para finalizar cerramos el Egreso de Caja.

Transferencia de Caja

Para generar una transferencia de caja debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Transferencia Caja.
3. Nuevo.

Por defecto puede cargar todos los valores para hacer el cierre de caja. Podemos elegir si hacerlo o no.

Luego, en la ventana de transferencia de caja debemos elegir la Caja Origen (por defecto carga la
caja asignada al usuario), Caja Destino y Concepto.

Podemos transferir tanto efectivo como cheques (que estén cargados en la Caja Origen).

Seleccionamos el monto y guardamos.

Para finalizar cerramos la Transferencia de Caja.

Cobro Electrónico Descarga

Para realizar un cobro electrónico debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Proceso Electrónico.
3. Cobro Electrónico.
4. Nuevo.

Se abrirá un asistente en el cual podemos elegir entre Carga, Descarga y el tipo de Formato.

Una vez seleccionado Descarga y el Formato (en este caso Pago Fácil), debemos elegir el archivo.

Se mostrará una vista previa de del archivo y en la siguiente ventana la cantidad de Abonados.

Una vez finalizado, podremos ver el resultado del cobro. Si hubiera algún error, lo podemos ver en
la pestaña de Errores.

Desde la vista de Cobro Electrónico podemos ingresar al cobro realizado.

Y ver tanto los Recibos como las Notas de Débitos generados.

Cobro Electrónico Carga

Para hacer una carga de datos, debemos elegir en un nuevo Cobro Electrónico la opción de Carga y el Formato deseado.

Establecemos la fecha y donde se creará el archivo.

En la siguiente ventana nos mostrará los Abonados y el monto total.

Y una vez finalizado el proceso, nos llevará a la ubicación del archivo.

Gestión Contable

Periodos Fiscales

Para crear un nuevo Periodo Fiscal debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Periodos Fiscales
  3. Nuevo                                                                                                                              

Una vez que ingresamos, se deben completar los campos requeridos, Fecha Inicio, Nombre, Mes, Fecha Fin, Estado y Año.

En el campo Estado, al desplegar se pueden visualizar los distitos estados, ahi se puede elegir cual usar.

Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.

Periodos Contables

Para crear un nuevo Periodo Fiscal debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Periodos Contables
  3. Nuevo                           

Una vez que ingresamos, completamos los campos requeridos, Fecha Inicio, Fecha Fin, Periodo Contable Estado, Detalle, Empleado, Número y Año.

En Periodo Contable Estado, seleccionamos el estado correspondiente, En proceso o Cerrado.

Una vez completado hacemos click en Guardar y por último en Cerrar.

Asientos Contables

Para crear un nuevo Asiento Contable debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Asientos Contables
  3. Nuevo           

Una vez que ingresamos se deben completar los siguientes campos: Fecha Aplicacion, Empresa, Periodo Contable, Origen Destino y Detalle. Luego en Cuentas hacer click en Nuevo como se muestra en la imagen.

A continuacion seleccionamos Cuentas Contables y luego Buscar.

Luego seleccionamos el item requerido.

Nota: el Total Saldo tiene que ser igual a 0 (cero).

Para finalizar hacer click en el boton Guardar y luego en Cerrar.

Centro Costos Definición

Para crear un nuevo Centro Costos Definición debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Centro Costos Definición 
  3. Nuevo            

Una vez que ingresamos debemos completar el Nombre y elegir la Sucursal.

Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.

Concepto Valores Definición

Para crear un nuevo Concepto Valores Definición debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Concepto Valores Definición 
  3. Nuevo            

Una vez que ingresamos debemos completar con el Nombre y en Cuentas Contables tenemos que hacer click en Buscar.

Cuando tenemos la grilla desplegada se tiene que seleccionar el item requerido.

Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.

Impuestos Definición

Para crear un nuevo Impuestos Definición debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Impuestos Definición 
  3. Nuevo       

Una vez que ingresamos debemos completar los campos requeridos, como se muestran en la imagen. Haciendo click en el campo Cuentas Contables podemos desplegar una nueva tabla.  

Al desplegarse la tabla se puede seleccionar el item que se requiera.

Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.

Categoria Fiscal Definición

Para crear una nueva Categoria Fiscal debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Categoria Fiscal Definición 
  3. Nuevo     

Cuando ingresamos se tiene que escribir el nombre de la categoria fiscal que se desea agreagar.

Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.

Cuentas Contables

Para crear una nueva Categoria Fiscal debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Cuentas Contables 
  3. Nuevo     

Una vez que ingresamos, debemos completar los campos correspondientes.

En el campo Cuentas Contables Clasificacion, desplegamos la lista y elegimos la opción correspondiente.

En el campo Activa, desplegamos la lista y elegimos Si o No.

En el campo P, desplegamos la lista y elegimos la opción Si o No.

Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.

Rubros Contables

Para crear un nuevo Rubro Contable debemos seleccionar:

  1. Gestión Contable
  2. Rubros Contables 
  3. Nuevo     

Una vez que ingresamos debemos asignar un Nombre y luego hacer click en el item Nuevo, el cual se indica en la imagen.

Cuando se abre la nueva ventana, se debe realizar en mismo procedimiento de Cuentas Contables.

Completados los campos hacemos click en Guardar y luego en Cerrar para retornar a la pantalla de Rubros Contables.

Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.

Gestión de Compras

Proveedores

Para crear un nuevo Proveedor debemos seleccionar:

  1. Gestión de Compras
  2. Proveedores 
  3. Nuevo     

Logistica de Productos

Localizacion

El módulo en el que encontramos todas las entregas pendientes, ya sea para retiro de sucursal o para envío, se llama LOGÍSTICA DE PRODUCTOS y se encuentra al final de la lista de módulos.

 

Una vez que accedemos al módulo, nos encontramos con distintos submódulos

 

A continuación desarrollaremos cada una de ellos: 

PENDIENTES ENTREGAR

Abriendo ese submódulo, podemos observar la siguiente lista:

 

En caso de utilizar Sucursales, podemos filtrar la lista por la sucursal en la que estoy trabajando o por todas las sucursales que tenga habilitada:

Aquí podremos encontrar todos los productos pendientes de entrega, ya sea retiro o envío, con sus respectivos documentos vinculados, como nota de venta, remitos, facturas, ademas del cliente correspondiente. Sin embargo, solo se pueden entregar productos de tipo Retiro por sucursal ya que existe otro submódulo para la entrega de tipo Envío que veremos más adelante. 

Ademas, nos informa cual es la cantidad restante y entregada de cada item.

 

El tipo de entrega lo podemos observar en la siguiente columna:

 

Si nos ubicamos sobre la columna tipo de entrega, en una fila, podemos modificar el tipo de entrega: 

En caso de cambiar de tipo entrega Envio a Retiro por sucursal, no hay problema, pero si pasamos de  Retiro por sucursal a envío, tenemos dos posibilidades: 


Si mi empresa tiene activo el parámetro Utiliza detail advanced, se abrirá la entrega pendiente para poner un domicilio al cliente.

Abierto el remito, observaremos la siguiente pantalla, en la que se selecciona la solapa Envios como podemos observar en la siguiente imagen:

Una vez seleccionada la solapa, en la columna Persona domicilio , seleccionaremos el domicilio del cliente:

Ya elegido el domicilio, guardamos y cerramos el Documento de entrega y el domicilio queda definido.

 

En caso de que mi empresa NO utilice detail advanced, el camino a seguir es el siguiente: 

 

Cuando cambio el tipo entrega de retiro por sucursal a envío, me sale un cartel que me pregunta si deseo agregar el domicilio que tiene cargado el cliente. 

 

Si pongo Si, automáticamente se carga el domicilio. En caso de optar por No, me recuerda que debo ir a la entrega pendiente para cargar un domicilio de envío.

Dentro de este submódulo se pueden realizar diversas acciones enumeradas a continuación. 

 

1- Entrega Parcial (F6)

Primero, para poder entregar un producto de tipo Retiro por sucursal, debemos seleccionar una línea (o las que queramos entregar) en el check box situada en la primera columna.

 

Seleccionados los items a entregar, oprimo el boton entrega parcial y me sale el siguiente formulario:

Aquí, en la columna cantidad entregada, cargare la cantidad parcial que deseo entregar. Una vez cargada la cantidad entregada, selecciono aceptar y se me crearan los remitos fiscales correspondientes.

 

En caso de no tener stock, me avisara que no tengo la cantidad para entregar. 

 

2- Entrega Total (F5) 

Primero, para poder entregar un producto de tipo Retiro por sucursal, debemos seleccionar una línea (o las que queramos entregar) en el check box situada en la primera columna.  

Una vez seleccionada la línea, procedemos a iniciar la acción entrega total (F5). Con esta acción, entregamos la totalidad de los productos seleccionados. Si previamente realice una entrega parcial, se enviaran los productos restantes.

 

En caso de no tener stock de una línea seleccionada, me avisara y me preguntara si deseo entregar los que si tienen stock.

Pendientes de Envio

Abierto el submodulo de pendientes de envío, debemos seleccionar Entregas para observar la lista de entregas pendientes tipo envío. 

 

Al abrir la pestaña de Entregas, se nos mostrará la siguiente ventana.

Para empezar podremos filtrar por las siguientes 3 opciones

  • La pestaña llamada TODOS

 

En la cual podemos filtrar por Fecha.

  • La pestaña SUCURSALES

En la cual podemos filtrar por sucursales.

 

Volviendo a la ventana ENTREGAS también podemos filtrar la lista por la localidad

 

Se nos mostrarán todas las localidades disponibles.


Para eliminar la agrupación por localidades, movemos la casilla llamada LOCALIDAD hacia la cinta con las demás columnas.

Y se nos mostrará de la siguiente manera:

También veremos los documentos en dos colores

  • Amarillo: Son los remitos que ya estan asignados, por lo cual no podremos entregar
  • Naranja: Son los remitos que están en proceso o anulados por lo cual solo podremos entregar los que estan en proceso.

También podremos ver la cantidad, código, deposito…etc Seleccionando el remito desde el check box

Si seleccionamos una entrega venta y cliqueamos en el botón Nuevo o presionamos la tecla F7  podemos agregarle mas productos al remito

1.Cliqueamos en el botón buscar. Podemos filtrar cliqueando sobre la fila de filtrado por codigo, nombre, marca, etc…