Documentación GRIBA ERP
Gestión Comercial
Ventas
Dentro del menú de navegación del sistema Griba ERP, tenemos un listado de carpetas con las cuales
podemos realizar distintos procesos. En Gestión Comercial, podremos realizar una venta:
Para realizar una venta, podemos crear un presupuesto o pasar a generar la nota de venta. En ambos casos tenemos que posicionarnos en alguno de ellos y hacer click en Nuevo. Para saber en cual se está ubicado, se puede ver el encabezado
Oportunidad
Para generar una oportunidad, debemos ir a:
1. Gestión Comercial.
2. Oportunidades.
3. Nuevo.
Luego seleccionamos el cliente o abonado.
En caso de ser un nuevo cliente, hacemos click en Nuevo.
Completar con los datos básicos y guardar
Luego elegir Rubro y el Técnico. Se pueden agregar observaciones en caso de ser necesario.
Para agregar productos hacemos click en el ícono señalado.
Elegimos el producto, cantidad, zona y configuración
Luego se elige el vendedor y la oportunidad pasará a estar asignada, habilitando el cotizador.
Una vez elegido el cotizador, podemos modificar lo que sea necesario y generamos la Propuesta
Comercial.
Aparecerá el presupuesto para poder imprimir.
Presupuesto
Para crear un nuevo Presupuesto ingresamos a Nuevo, se nos abre una ventana en la cual completamos los campos marcados a continuación:
Cliente | A nombre de quien irá la factura |
Lista Precio | Lista de precio dependiente del cliente |
Vendedor | Quien hace la venta |
Cuenta Corriente | “Si”, no hace falta generar recibo / “No”, es necesario generar recibo |
Moneda | En que moneda será la cotización |
Descuento efectivo | “Si”, solo a medios de pagos en efectivo |
En Nuevo Item buscamos en Codigo el producto que necesitamos:
Se puede buscar mediante el valor de cualquiera de las columnas: Codigo, Nombre, Linea, Rubro, Marca, Proveedor, etc.
Una vez encontrado hacemos click sobre él para agregarlo.
En caso de ser necesario se puede modificar la cantidad y los descuentos, luego damos Aceptar.
Por defecto, el medio de pago será Efectivo pero en caso de necesitar otro se puede:
- Seleccionar el medio existente.
- Borrarlo.
- Agregar uno nuevo.
Para agregar y/o cambiar el medio de pago, hecemos click en la opcion Nuevo item y elegimos el tipo de operacion a realizar:
Para el caso de las tarjetas, las cuotas dependen de la tarjeta seleccionada. Una vez seleccionado todo correctamente hacemos click en Aceptar:
El Presupuesto puede ser guardado para un uso posterior o hacer que pase al siguiente estadío (Nota de venta), cambiando el Estado a Cerrado desde alguna de las opciones disponibles:
Nota: Para cerrar el presupuesto es condición agregar medio de pago, también podemos dejarlo abierto para seguir presupuestando. Al cerrar el presupuesto se genera la nota de venta.
Los Presupuestos que se encuentren en la lista se pueden visualizar, pero si se requiere hacer un
cambio, entonces se procede a Anular el Presupuesto y crear uno Nuevo.
Para poder imprimir un presupuesto, seleccionamos el presupuesto de la lista y luego “Mostrar en el Informe”.
Nota de Ventas
Desde la Nota de Venta se genera el Recibo, en caso de ser necesario agregar o quitar algún producto, se debe volver a cargar el medio de pago para calcular el nuevo monto.
Completamos con los datos necesarios y aceptamos; en caso de ser efectivo, corroborar el monto.
Para imprimir el recibo y pasar a la siguiente etapa, cambiamos su estado a Cerrado.
Una vez cerrado, vamos a Notas de ventas y entramos a la nota de venta.
Para generar el Remito cambiamos su estado a Cerrado.
Nota: Podemos crear Notas de Ventas sin haber hecho el presupuesto desde el botón Nuevo en la cinta de opciones.
Remito
Se nos abrirá la ventana del Remito y ahí podremos entregar los productos de forma total o parcial e iniciar el circuito de la Factura Electrónica.
En el caso de una entrega parcial, se selecciona el producto a entregar, hacemos click en “Entrega Parcial” y establecemos la cantidad a entregar. Luego se guarden los datos.
Para continuar con la entrega de productos se debe ir a Remitos, seleccionar el Remito en cuestión y luego hacer doble click sobre ese Remito.
Repetimos el paso anterior o realizamos la entrega total y se factura.
Nota: para cerrar el remito tenemos que cambiarle el estado a entregado.
Nota de Crédito
- Gestión comercial
- Notas de Crédito
- Nuevo
En caso de tener más de una factura, corroborar monto y fecha.
Luego especificar en detalles el motivo de la anulación.
Y para finalizar, cerramos la nota de crédito desde alguna de las opciones disponibles.
Nota de Crédito Interna
La nota de crédito interna se genera sobre una Nota de Ventas Cerrada. Para generar una nota de crédito interna vamos a:
- Gestión comercial
- Notas de crédito interna
- Nuevo
Se busca el cliente y la nota de venta deseada.
Si el cliente tiene más de una nota de venta, verificar monto y fecha.
Luego completar en detalles y cerrar la nota de crédito interna.
Nota de Débito
Una nota de débito es un documento comercial con validez ante AFIP emitido por un vendedor hacia un comprador. Tanto la nota de crédito como la de débito se utilizan para corregir errores en las facturas de venta realizadas. La principal diferencia es que, en el primer caso, el fin es modificar el importe a favor del cliente, En cambio, la nota de débito se emite para asentar una diferencia a favor del vendedor.
Dado que AFIP no permite la anulación de las facturas electrónicas, la única forma de enmendar los datos erróneos es a través de este tipo de comprobantes.
Para generar una nota de débito tendremos que ir a: Gestión Comercial -> Ventas -> Nota de Débito.
Clickeamos en nuevo el cual nos mostrará la ventana de nota de débito la cual se ve así:
Empezamos por seleccionar el cliente el cual tiene que ser igual al documento al cual le vamos a generar una nota de debito.
seleccionamos la factura venta a la cual generamos la nota de débito y veremos que automáticamente se pegará el mismo vendedor de la factura la cual seleccionamos.
Nos vamos al recuadro detalles en donde agregaremos un
impuesto el cual dependiendo del monto o del porcentaje de la alicuota
Luego de agregar el impuesto vamos a agregar un monto.
Al terminar, solo nos quedaría en cerrar la nota de débito, esto hará que la factura venta se “asocie” a la nota de debito. Es decir, agregará ese monto como saldo al cliente el cual deberemos pagar.
Nota de Débito Interna
Para generar una Nota Debito Interna, nos dirigiremos al siguiente modulo: Gestión Comercial -> Ventas -> Nota Debito Interna.
Veremos todas las Notas de Débitos internas que se generaron con el paso de tiempo, asi que para generar una nueva clickeamos en el botón nuevo.
Se abrira la siguiente ventana:
Primero, seleccionaremos el mismo cliente del documento al que queremos hacerle la nota debito. Clickeamos en el recuadro Cliente y se nos va a desplazar un panel en donde buscaremos a este cliente.
Como vemos, podemos filtrar agregando la fila de filtrado, para agregar el nombre o el documento. En caso de querer crear uno nuevo tendremos que clickear sobre el botón nuevo
Siguiente, seleccionaremos la nota venta o la factura venta a la cual queremos generar una nota de debito interna.
La condicion venta se seleccionara automáticamente dependiendo de la factura que seleccionemos.
En caso de querer seleccionar un Concepto valor solo abrimos el panel y elegimos, tambien podemos crear uno nuevo de igual manera.
Por ultimo, escribiremos el monto en el recuadro con el mismo nombre.
A este punto solo cerraremos la nota debito interna, esto hara que se “sume” el monto que colocamos en la anterior mencionada.
Clientes/Nuevo
Para crear nuevos clientes se debe ir a:
- Gestión Comercial
- Clientes
- Nuevo
Los datos mínimos para crear un usuario son: Nombre, Categoría fiscal, DNI, Celular, Email y establecer en “Si” a “Es cliente”. Para finalizar hacemos click en “Guardar y Cerrar”. En caso de desconocer algún dato, se puede poner “—“.
En la pestaña Comercial podemos predefinir una Lista de Precios.
Modificar Cliente
Para modificar un cliente se debe seleccionarlo haciendo doble click desde la lista de Clientes, se puede buscar por cualquier valor de las columnas disponibles.
En caso de necesitar otro valor, se puede hacer click derecho sobre el nombre de cualquier columna, click en “Selector de columnas”
Y agregar la que haga falta haciendo click sobre la lista y arrastrar hacia las columnas para agregar.
Una vez modificado los datos, se guardan los cambios.
Devoluciones
En caso de necesitar hacer una devolución, nos dirigimos a:
- Gestión Comercial.
- Devoluciones de Clientes.
- Nuevo.
Se busca el Cliente y Remito de los productos a devolver.
En caso de tener varios remitos, corroborar el número de Remito.
En los detalles se puede borrar lo productos que No se devuelven.
En este caso, se devolverán cuatro cámaras y cinco de las 10 tarjetas de proximidad.
Una vez corroborado los datos, se Cierra la devolución generando la Nota de Crédito correspondiente.
Gestión de Productos
Familia de Productos
Para crear una Nueva Familia de Productos, nos dirigimos hacia el menú del sistema y hacemos lo siguiente:
1. Gestión de Productos
2. Familia de Productos
3. Nuevo
En la siguiente ventana debemos cargar todos los datos que se tengan del producto, los mínimos
son Nombre, Proveedor y Atributo (en caso de desconocer, se debe usa “No especificado”). En
caso de no asignar Código, se le asignará automáticamente el primero disponible.
Para agregar una Imagen del producto debemos ir a la pestaña de Datos.
Desde la opción Foto podemos elegir una imagen cargada previamente o desde un nuevo archivo.
En la pestaña de Datos Adicionales se puede asignar un grupo y también agregar una descripción al producto.
Una vez ingresado los datos nos dirigimos hacia la pestaña Definición de Precios para ingresar el valor del producto, luego Guardar y Cerrar. En esta sección se agregan los impuesto y cargos
extras como ser “IVA” y “Flete”.
Para agregar una nueva línea tanto en Impuestos como Cargos Adicionales, basta con hacer click en la primera línea de cada lista.
Modificar familia de productos
Para modificar una Familia de productos, debemos ir a:
1. Gestión de Productos
2. Familia de Productos
3. Elegir el producto a modificar de la lista
Se puede filtrar los productos Activos de los Inactivos desde el Filtro y buscar por cualquiera de los valores de las columnas.
En caso de necesitar otra columna, se puede agregar haciendo click derecho sobre el nombre de
cualquier columna y seleccionar Selector de Columnas.
Luego arrastrar hasta la ubicación deseada el nuevo campo.
Una vez realizado los cambios, Guardar y Cerrar.
Generar remito ingreso
Para generar un remito de ingreso, debemos ir a:
1. Gestión de Productos.
2. Movimiento de Productos.
3. Remitos de Ingresos.
4. Nuevo.
En la nueva ventana debemos seleccionar Depósito y Proveedor. En Tipo Stock se usa Propio
(Terceros es válido para concesionaria).
Luego para agregar el Producto debemos hacer click en la línea en blanco.
Buscamos por Producto Familia.
Y luego establecemos la Cantidad. Se puede repetir el proceso las veces que sean necesarias.
Para borrar un producto, debemos seleccionarlo y luego hacer click en borrar.
Para finalizar se debe cerrar el remito de ingreso desde alguna de las opciones disponibles.
Ajuste de stock
Para realizar un ajuste de stock debemos ir a:
1. Gestión de Productos.
2. Stock de Productos.
3. Ajuste de Inventario.
4. Nuevo.
Luego completamos con el Depósito, Motivo y los productos a ajustar.
Luego establecemos la cantidad y podemos seguir agregando los productos que hagan falta. Si tengo 100 y quiero agregar 5, debo poner 105 en cantidad. Si tengo 100 y quiero sacar 5, debo poner 95 en cantidad.
Para finalizar e impacte en el stock, debemos Cerrar el Ajuste.
Producto transferencia
Para generar un remito de ingreso, debemos ir a:
1. Gestión de Productos.
2. Movimiento de Productos.
3. Productos transferencia.
4. Nuevo.
En la ventana de Transferencias, se debe establecer el Depósito Origen y Depósito Destino.
Luego se hace click en la línea para poder agregar los productos necesarios.
Hacer click en la columna Producto Familia.
Seleccionar el producto deseado.
Modificar la cantidad en caso de ser necesario.
Pueden agregarse más de una producto.
Luego se procede a cerrar la transferencia.
Curva Talle Color
Principalmente para generar una curva talle color, debemos crear un remito ingreso. Para hacer esto vamos a:
- MOVIMIENTOS DE PRODUCTOS
- REMITO DE INGRESOS
- NUEVO
Acá, llenamos de uno en uno los datos que se marcan a continuación
- Numero de remito
- Deposito
- Sucursal
- Proveedor
Para verificar que no falte datos que llenar, presionamos en el botón VALIDAR
Siguiente de esto, agregamos un PRODUCTO FAMILIA presionando en el espacio en blanco debajo del recuadro con el nombre del anterior mencionado
Seguido, se nos abrirá un recuadro en donde buscaremos nuestro producto. Dependiendo de que sucursal, proveedor y deposito seleccionamos, nos apareceran diferentes productos
Despues de terminar de agregar el producto, movemos nuestro mouse hacia el recuadro llamado GENERAR DETALLES
Se nos abrirá una ventana. Acá podremos agregar una familia ya existente agregandola desde el recuadro donde dice FAMILIA y a la par (VACIO) o, podremos agregar una nueva familia de productos llenando los demas datos que se muestran dentro del recuadro rojo
Para agregar una Familia ya existente, haremos lo anterior mencionado. Presionaremos en el recuadro donde aparece la palabra (VACIO).
Nos aparecera una nueva ventana donde agregaremos el producto de familia. Podremos buscarlo manualmente o solo escribiendo su nombre en el recuadro BUSCAR
Como veremos en la siguiente imagen, se nos llenarán los datos automaticamente ya que agregamos un producto de familia ya existente. Siguiente, presionaremos en el recuadro azul llamado AÑADIR DETALLES. Se nos agregará el producto y podremos ver todos sus detalles como, su código, su nombre, imagen etc.
Para poder terminar aqui, cambiamos la CANTIDAD del producto que agregamos, como se muestra en el ejemplo, cambie la cantidad a 25
Si no hacemos esto no nos dejará continuar
Luego de haber cambiado la cantidad que deseamos, le damos a ACEPTAR, se nos mostrará una ventana la cual nos avisará lo siguiente
Presionamos en el recuadro SI
Aparecerá un recuadro mostrando la cantidad de productos que se están generando. Habremos terminado en esta parte agregando un Producto Familia ya existente, ahora vamos a crear un nuevo Producto.
Vamos a empezar llenando cada dato como se muestra en la imagen de ejemplo, como el CODIGO, NOMBRE, RUBRO etc.
Elegimos la marca, la linea y sublinea
Seguimos con la casilla donde elegimos el sexo, elegimos el talle como por ejemplo acá seleccioné el talle del 4 al 18 y elegimos los talles deseados dentro de esta cantidad. Seguimos con los colores y elegimos los deseados.
Modificamos el costo y el margen.
Al terminar con todos, le damos a AÑADIR DETALLES y veremos como se agregaron todos los productos, como hicimos anteriormente cambiamos la cantidad de todos los productos
Luego de terminar, le damos ACEPTAR y en SI en la ventana que se nos mostrará como en el ejemplo anterior.
Nos aparecerá la ventana anterior mencionada donde nos informa la cantidad de productos que se están generando
Cambio Masivo de Precios
Para hacer un CAMBIO MASIVO DE PRECIOS vamos a:
- GESTION DE PRODUCTOS
- ADMINISTRACIÓN LISTAS DE PRECIO
- LISTAS DE PRECIOS
Como veremos en la imagen de ejemplo, se nos mostraran todos los PRODUCTOS FAMILIA que tengamos cargados.
- Para empezar, vamos a seleccionar todas las lineas que contengan los productos deseados para cambiar sus precios selecionando los pequeños cuadros que se encuentran a la izquierda del producto. Por ejemplo seleccioné todos los anterior mencionado.
- Si el producto no aparece vamos al recuadro de busca y escribimos aquí el nombre o codigo del producto
- Clickeamos en el botón llamado CAMBIO MASIVO DE PRECIOS
Se abrirá una nueva ventana en la cual podremos modificar los siguientes datos
- Costo: Modificará el costo del producto
- Margen: Modificará el Margen
- Precio Final: Modificará el precio final
- Precio base: Modificará el precio base
En este ejemplo vamos a modificar el Costo, escribimos el nuevo monto y listo.
Seguido de esto, vamos a establecer el valor en el recuadro de ACCIONES
Dependiendo de que querramos modificar, podremos también incrementar el costo en Porciento marcando la casilla llamada ES PORCENTAJE
Le damos aplicar y habremos terminado esta parte
Se nos mostrará una ventana avisando cuantos precios fueron modificados
Aparecerá una ventana avisando cuantos precios estan siendo modificados
Volvemos a LISTAS DE PRECIO y veremos si los precios fueron modificados correctamente
Impresión de Etiquetas
Para imprimir etiquetas, tendremos que ir a:
- GESTIÓN DE PRODUCTOS
- MOVIMIENTOS DE PRODUCTOS
- REMITOS DE INGRESO
Seleccionamos el remito que queremos hacerle una impresión de etiquetas marcando su casilla
La primera manera de imprimir las etiquetas, es entrar al remito y seleccionar el recuadro llamado IMPRESIÓN DE ETIQUETAS
La segunda manera es más facil y rapida, ya que teniendo seleccionado el remito podremos clickear el recuadro llamado IMPRESIÓN DE ETIQUETAS
Se nos abrirá una ventana en donde podremos elegir la impresora y la etiqueta. Tambien, podremos cambiar la cantidad de etiquetas a imprimir de cada remito
Primero seleccionamos la etiqueta que querramos para imprimir
- STANDAR
- STANDARG
- MEDIUM
Seleccionamos la impresora
- ONENOTE FOR WINDOWS
- MICROSOFT PRINT TO PDF
- FAX
- ENVIAR ONENOTE 16
- ANYDESK PRINTER
Para este ejemplo, vamos a usar el numero 3
Siguiente vamos a modificar la cantidad, en este ejemplo modifique poniendo (1) a los 4 primeros y (0) a los demas
Vamos a clickear en el botón azul llamado IMPRIMIR y siguiente a esto nos aparecerá una ventana para confirmar, clickeamos en SI
El archivo a imprimir se vería similar al siguiente mostrado en la imagen
(Etiqueta Medium)
(Standar)
(STANDARG)
(SMALL)
Factura POS
Para crear una factura vamos a:
- GESTION COMERCIAL
- VENTAS
- FACTURAS
Clickeamos en el recuadro NUEVO
En esta nueva venta clickeamos en el recuadro NUEVA FACTURA
Tambien podemos presionar la tecla F5 para ser mas rapidos
Primero, presionamos en el recuadro cliente, donde buscaremos a estos
En este recuadro buscaremos a los clientes, por su nombre o/y su numero de documento
Vamos a buscar el producto de dos maneras
Manera basica: Escribiremos el codigo del producto
Manera avanzada: Buscaremos el producto de manera manual
Para este ejemplo voy a usar la manera avanzada
Presionamos la tecla F8 o en el recuadro llamado AGREGAR para agregar el producto recien seleccionado
Veremos que el producto seleccionado se agrego a la ventana PRODUCTOS
En esta parte, podremos cambiar la cantidad del precio del producto anterior seleccionado
En esta ventana podremos cambiar el precio del producto
- Clickeamos en PRECIO NUEVO y escribimos el precio nuevo
- Seleccionamos el motivo por el que queremos cambiar el precio como por ejemplo, seleccionare Prodcuto Defectuoso
- Aplicamos los cambios
Para pagar el producto anteriormente agregado, debemos clickear en el recuadro llamado GESTIONAR PAGOS
O de manera mas rapida, presionar la tecla F9
Para pagar hay 5 maneras diferentes de pagar el producto. Vamos a comenzar principalmente con EFECTIVO
Vamos a presionar en el recuadro llamado MTOTAL (monto total) y listo, presionamos en el recuadro GUARDAR y habremos terminado de pagar
Vamos a presionar el cuadrito de la izquierda y luego, presionamos en el boton CERRAR DOCUMENTO
Ahora vamos a pagar con TARJETA DE CREDITO.
Abrimos el cuadro GESTIONAR PAGOS y nos dirigimos a la ventana siguiente de EFECTIVO siguiente clickeamos en AGREGAR
En esta ventana vamos a llenar cada dato que se nos solicita uno en uno
- TARJETA
- CUOTAS (3, 6, 12 etc)
- BANCO
- CUPON NUMERO
- LOTE
- CODIGO OPERACION
Luego de haber terminado, se nos llenaran los demas datos de manera automatica
Se nos cerrara la ventana y presionaremos en guardar. Listo habremos terminado y pagando con tarjeta de credito
Para pagar con CHEQUES DE TERCEROS vamos a la ventana siguiente de TARJETA DE CREDITO, presionamos en el recuadro AGREGAR
Repetimos lo anterior, vamos a llenar todos los datos que se nos solicitan
- NUMERO
- TIPO DE CHEQUE (Corriente, PagoDiferido, ECHEQ)
- FECHA DE VENCIMIENTO
- ENTIDAD FINANCIERA
- DESTINATARIO (Nombre del Destinatario)
Al terminar, vamos a presionar en GUARDAR
Y una vez mas en GUARDAR
Ahora, vamos a pagar con Transferencia Bancaria
Nos dirigimos a la pestaña siguiente de CHEQUES TERCEROS, AGREGAR
- Vamos a seleccionar nuestra cuenta bancaria
- Escribir el CBU
Clickearemos en GUARDAR
Presionaremos una vez mas en GUARDAR y habremos terminado de pagar con cuenta bancaria
Por ultimo, vamos a pagar con un VOUCHER
Nos dirigimos a la pestaña siguiente de transferencia bancaria (VOUCHER)
Vamos a necesitar el codigo del Voucher que deseemos usar para pagar
Luego de escribir el codigo del voucher que vamos a usar, clickearemos en MTOTAL(montototal) y en guardar
(Repetir este paso cada que se termine de pagar con las diferentes maneras ya mencionadas)
Gestión de Cajas
Generar Recibo
Para generar un recibo, debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Recibos de Cobranza.
3. Nuevo.
En este módulo veremos muchos documentos con distintos estados en distintos colores, los cuales son:
- Verde: El documento está cerrado
- Naranja: El documento está en proceso
- Rojo: El documento está anulado.
En la ventana Recibo, clickeamos en el botón validar para que esta acción nos traiga los datos necesarios a llenar
Llenamos los datos que nos pide la validación, o sea, seleccionamos el cliente o podemos seleccionar un abonado el cual automáticamente traerá al cliente
Si el cliente que seleccionamos ya tenía anticipo cargado, una ventana nos avisará y preguntará si queremos cargarlos como medios de pago para el recibo.
Una vez cargados, vamos a Documentos con Saldo.
Seleccionamos los documentos a cobrar o el documento a cobrar
Veremos que el campo total seleccionado nos mostrará la suma de todos los documentos que seleccionamos.
En caso de ser necesario, podemos agregar más efectivo u otro tipo de medio de pago yendo a agregar valores:
Elegimos el tipo de valor ya sea efectivo, tarjeta, cheque de terceros, etc.
En este caso, seleccionaremos efectivo: Elegimos el tipo de moneda, modificamos el monto si queremos y clickeamos en aceptar:
Y para finalizar, Procesamos el Cobro.
Generar Anticipo
Para generar un anticipo, debemos crear un nuevo recibo. Elegimos Cliente o Abonado, luego
corroboramos el tipo de recibo que queremos crear y Agregamos Valores.
Elegimos el tipo.
Establecemos el monto.
Y cerramos el documento.
Vista desde arqueo ciego
Este tipo de arqueo lo hacen los cajeros
Para generar un arqueo de caja debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Arqueos de Caja.
3. Nuevo.
En el recuadro arqueo debemos completar con el dinero (Cheques o Tarjeta) que efectivamente hay en la caja
El siguiente recuadro nos muestra las diferencias que tenemos:
Para finalizar cerramos el Arqueo.
.
Vista desde arqueo abierto
para generar este arqueo el cual lo cual lo hacen los gerentes o los administrativos debemos ir a:
- Gestión de cajas
- Arqueos de caja
- Nuevo.
en el recuadro de arqueo debemos completar con el dinero (o cheque) que efectivamente hay en la caja.
Y el cuadro de Diferencias nos dirá si hay alguna diferencia
Para finalizar cerramos el arqueo.
Generar Orden de Pago
Para generar una orden de pago debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Órdenes de Pago.
3. Nuevo.
Elegimos el Destinatario (Proveedor), Caja y Centro Costos. Una vez seleccionado el Destinatario
nos aparecerán todos los documentos disponibles de dicho Destinatario.
Podemos seleccionar más de un documento.
Luego Agregamos Pagos.
Elegimos el tipo, en este caso será efectivo.
Establecemos el monto.
Y cerramos la Orden de Pago.
Egreso de Caja
Para generar un egreso de caja debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Egresos de Caja.
3. Nuevo.
Especificamos el Destinatario, Concepto y Monto.
En caso de necesitar detallar cada monto, se pueden agregar los que sean necesarios.
Para finalizar cerramos el Egreso de Caja.
Transferencia de Caja
Para generar una transferencia de caja debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Transferencia Caja.
3. Nuevo.
Por defecto puede cargar todos los valores para hacer el cierre de caja. Podemos elegir si hacerlo o no.
Luego, en la ventana de transferencia de caja debemos elegir la Caja Origen (por defecto carga la
caja asignada al usuario), Caja Destino y Concepto.
Podemos transferir tanto efectivo como cheques (que estén cargados en la Caja Origen).
Seleccionamos el monto y guardamos.
Para finalizar cerramos la Transferencia de Caja.
Cobro Electrónico Descarga
Para realizar un cobro electrónico debemos ir a:
1. Gestión Cajas.
2. Proceso Electrónico.
3. Cobro Electrónico.
4. Nuevo.
Se abrirá un asistente en el cual podemos elegir entre Carga, Descarga y el tipo de Formato.
Una vez seleccionado Descarga y el Formato (en este caso Pago Fácil), debemos elegir el archivo.
Se mostrará una vista previa de del archivo y en la siguiente ventana la cantidad de Abonados.
Una vez finalizado, podremos ver el resultado del cobro. Si hubiera algún error, lo podemos ver en
la pestaña de Errores.
Desde la vista de Cobro Electrónico podemos ingresar al cobro realizado.
Y ver tanto los Recibos como las Notas de Débitos generados.
Cobro Electrónico Carga
Para hacer una carga de datos, debemos elegir en un nuevo Cobro Electrónico la opción de Carga y el Formato deseado.
Establecemos la fecha y donde se creará el archivo.
En la siguiente ventana nos mostrará los Abonados y el monto total.
Y una vez finalizado el proceso, nos llevará a la ubicación del archivo.
Gestión Contable
Periodos Fiscales
Para crear un nuevo Periodo Fiscal debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Periodos Fiscales
- Nuevo
Una vez que ingresamos, se deben completar los campos requeridos, Fecha Inicio, Nombre, Mes, Fecha Fin, Estado y Año.
En el campo Estado, al desplegar se pueden visualizar los distitos estados, ahi se puede elegir cual usar.
Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.
Periodos Contables
Para crear un nuevo Periodo Fiscal debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Periodos Contables
- Nuevo
Una vez que ingresamos, completamos los campos requeridos, Fecha Inicio, Fecha Fin, Periodo Contable Estado, Detalle, Empleado, Número y Año.
En Periodo Contable Estado, seleccionamos el estado correspondiente, En proceso o Cerrado.
Una vez completado hacemos click en Guardar y por último en Cerrar.
Asientos Contables
Para crear un nuevo Asiento Contable debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Asientos Contables
- Nuevo
Una vez que ingresamos se deben completar los siguientes campos: Fecha Aplicacion, Empresa, Periodo Contable, Origen Destino y Detalle. Luego en Cuentas hacer click en Nuevo como se muestra en la imagen.
A continuacion seleccionamos Cuentas Contables y luego Buscar.
Luego seleccionamos el item requerido.
Nota: el Total Saldo tiene que ser igual a 0 (cero).
Para finalizar hacer click en el boton Guardar y luego en Cerrar.
Centro Costos Definición
Para crear un nuevo Centro Costos Definición debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Centro Costos Definición
- Nuevo
Una vez que ingresamos debemos completar el Nombre y elegir la Sucursal.
Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.
Concepto Valores Definición
Para crear un nuevo Concepto Valores Definición debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Concepto Valores Definición
- Nuevo
Una vez que ingresamos debemos completar con el Nombre y en Cuentas Contables tenemos que hacer click en Buscar.
Cuando tenemos la grilla desplegada se tiene que seleccionar el item requerido.
Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.
Impuestos Definición
Para crear un nuevo Impuestos Definición debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Impuestos Definición
- Nuevo
Una vez que ingresamos debemos completar los campos requeridos, como se muestran en la imagen. Haciendo click en el campo Cuentas Contables podemos desplegar una nueva tabla.
Al desplegarse la tabla se puede seleccionar el item que se requiera.
Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.
Categoria Fiscal Definición
Para crear una nueva Categoria Fiscal debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Categoria Fiscal Definición
- Nuevo
Cuando ingresamos se tiene que escribir el nombre de la categoria fiscal que se desea agreagar.
Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.
Cuentas Contables
Para crear una nueva Categoria Fiscal debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Cuentas Contables
- Nuevo
Una vez que ingresamos, debemos completar los campos correspondientes.
En el campo Cuentas Contables Clasificacion, desplegamos la lista y elegimos la opción correspondiente.
En el campo Activa, desplegamos la lista y elegimos Si o No.
En el campo P, desplegamos la lista y elegimos la opción Si o No.
Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.
Rubros Contables
Para crear un nuevo Rubro Contable debemos seleccionar:
- Gestión Contable
- Rubros Contables
- Nuevo
Una vez que ingresamos debemos asignar un Nombre y luego hacer click en el item Nuevo, el cual se indica en la imagen.
Cuando se abre la nueva ventana, se debe realizar en mismo procedimiento de Cuentas Contables.
Completados los campos hacemos click en Guardar y luego en Cerrar para retornar a la pantalla de Rubros Contables.
Para finalizar hacemos click en Guardar y luego en Cerrar.
Gestión de Compras
Proveedores
Para crear un nuevo Proveedor debemos seleccionar:
- Gestión de Compras
- Proveedores
- Nuevo
Logistica de Productos
Localizacion
El módulo en el que encontramos todas las entregas pendientes, ya sea para retiro de sucursal o para envío, se llama LOGÍSTICA DE PRODUCTOS y se encuentra al final de la lista de módulos.
Una vez que accedemos al módulo, nos encontramos con distintos submódulos
A continuación desarrollaremos cada una de ellos:
PENDIENTES ENTREGAR
Abriendo ese submódulo, podemos observar la siguiente lista:
En caso de utilizar Sucursales, podemos filtrar la lista por la sucursal en la que estoy trabajando o por todas las sucursales que tenga habilitada:
Aquí podremos encontrar todos los productos pendientes de entrega, ya sea retiro o envío, con sus respectivos documentos vinculados, como nota de venta, remitos, facturas, ademas del cliente correspondiente. Sin embargo, solo se pueden entregar productos de tipo Retiro por sucursal ya que existe otro submódulo para la entrega de tipo Envío que veremos más adelante.
Ademas, nos informa cual es la cantidad restante y entregada de cada item.
El tipo de entrega lo podemos observar en la siguiente columna:
Si nos ubicamos sobre la columna tipo de entrega, en una fila, podemos modificar el tipo de entrega:
En caso de cambiar de tipo entrega Envio a Retiro por sucursal, no hay problema, pero si pasamos de Retiro por sucursal a envío, tenemos dos posibilidades:
Si mi empresa tiene activo el parámetro Utiliza detail advanced, se abrirá la entrega pendiente para poner un domicilio al cliente.
Abierto el remito, observaremos la siguiente pantalla, en la que se selecciona la solapa Envios como podemos observar en la siguiente imagen:
Una vez seleccionada la solapa, en la columna Persona domicilio , seleccionaremos el domicilio del cliente:
Ya elegido el domicilio, guardamos y cerramos el Documento de entrega y el domicilio queda definido.
En caso de que mi empresa NO utilice detail advanced, el camino a seguir es el siguiente:
Cuando cambio el tipo entrega de retiro por sucursal a envío, me sale un cartel que me pregunta si deseo agregar el domicilio que tiene cargado el cliente.
Si pongo Si, automáticamente se carga el domicilio. En caso de optar por No, me recuerda que debo ir a la entrega pendiente para cargar un domicilio de envío.
Dentro de este submódulo se pueden realizar diversas acciones enumeradas a continuación.
1- Entrega Parcial (F6)
Primero, para poder entregar un producto de tipo Retiro por sucursal, debemos seleccionar una línea (o las que queramos entregar) en el check box situada en la primera columna.
Seleccionados los items a entregar, oprimo el boton entrega parcial y me sale el siguiente formulario:
Aquí, en la columna cantidad entregada, cargare la cantidad parcial que deseo entregar. Una vez cargada la cantidad entregada, selecciono aceptar y se me crearan los remitos fiscales correspondientes.
En caso de no tener stock, me avisara que no tengo la cantidad para entregar.
2- Entrega Total (F5)
Primero, para poder entregar un producto de tipo Retiro por sucursal, debemos seleccionar una línea (o las que queramos entregar) en el check box situada en la primera columna.
Una vez seleccionada la línea, procedemos a iniciar la acción entrega total (F5). Con esta acción, entregamos la totalidad de los productos seleccionados. Si previamente realice una entrega parcial, se enviaran los productos restantes.
En caso de no tener stock de una línea seleccionada, me avisara y me preguntara si deseo entregar los que si tienen stock.
Pendientes de Envio
Abierto el submodulo de pendientes de envío, debemos seleccionar Entregas para observar la lista de entregas pendientes tipo envío.
Al abrir la pestaña de Entregas, se nos mostrará la siguiente ventana.
Para empezar podremos filtrar por las siguientes 3 opciones
- La pestaña llamada TODOS
En la cual podemos filtrar por Fecha.
- La pestaña SUCURSALES
En la cual podemos filtrar por sucursales.
Volviendo a la ventana ENTREGAS también podemos filtrar la lista por la localidad
Se nos mostrarán todas las localidades disponibles.
Para eliminar la agrupación por localidades, movemos la casilla llamada LOCALIDAD hacia la cinta con las demás columnas.
Y se nos mostrará de la siguiente manera:
También veremos los documentos en dos colores
- Amarillo: Son los remitos que ya estan asignados, por lo cual no podremos entregar
- Naranja: Son los remitos que están en proceso o anulados por lo cual solo podremos entregar los que estan en proceso.
También podremos ver la cantidad, código, deposito…etc Seleccionando el remito desde el check box
Si seleccionamos una entrega venta y cliqueamos en el botón Nuevo o presionamos la tecla F7 podemos agregarle mas productos al remito
1.Cliqueamos en el botón buscar. Podemos filtrar cliqueando sobre la fila de filtrado por codigo, nombre, marca, etc…
2.Luego de agregar el nuevo producto y cambiar la cantidad a la deseada, cliqueamos en guardar o guardar y cerrar
Siguiente de esto, se nos agregará el nuevo producto.
Para seleccionar varios remitos, arrastramos el mouse clickeando mientras bajamos o subimos el mouse en la flecha al lado de los Check Box
Para hacer la entrega PARCIAL, seleccionamos el/los remitos que queramos entregar como anteriormente mostramos. Y clickeamos en el botón llamado PICKING o podemos presionar la tecla F4 para ser más rapidos
Se nos mostrará la siguiente ventana.
Veremos muchas opciones. Vamos a ver para qué sirven o qué hacen.
- Chofer: Al clickear en Chofer, este me permitirá elegir cual chofer elegir para hacer la entrega.
- Camión:
- Nos permitirá seleccionar el camión para la entrega de los productos
En la sección VISTA tenemos las siguientes opciones
- Por defecto Se nos mostrará las listas de los productos por defecto
- Agrupado: Como su nombre lo dice, mostrará los productos agrupados por CANTIDAD.
En la sección TIPO podemos elegir entre
- Propio: Si tenemos un camión PROPIO, o sea si el camión es de nuestra empresa marcaremos esta opción
- Tercero: Marcamos esta opción si un camión de una empresa tercera entregará los productos.
Con el botón de IMPRIMIR podremos como el nombre lo dice imprimir los detalles de la ventana de entrega parcial. La cual se verá de la siguiente forma
En la sección CONTROL se nos mostrará la información referida al Peso y Volumen del camión y los productos
Para modificar la cantidad asignada se debe ir a la cinta con la columna con el nombre anteriormente mencionado.
Clickeamos en el número debajo de la columna que queramos modificar, por ejemplo voy a modificar la cantidad asignada
Y automáticamente se nos modificará el peso total del producto
Cuando terminemos de modificar y seleccionar las opciones a nuestro gusto, clickeamos en ACEPTAR y nos saltará una ventana para confirmar que queremos generar la entrega de los productos
Entrega Reparto
Antes de seguir, vamos ver como se ve la ventana Entrega Reparto y en donde se localiza.
Al abrir el modulo Entrega Reparto, se nos mostrará la siguiente ventana
En la cual veremos listas de entregas repartos con diferentes colores los cuales son:
- Verde: Significa que la Entrega Reparto está cerrada
- Amarillo: Significa que la entrega reparto está autorizada
- Naranja: Significa que la entrega reparto está en proceso
- Rojo: Significa que la entrega reparto está anulada
- Morado: Significa que la entrega reparto está en transito
Si nos paramos sobre una Entrega Reparto, abajo veremos mas información. En la ventana llamada remito facturaciones en donde veremos mas información como cual es el cliente, su documento, numero de remito etc…
También podremos cambiar de estado la entrega reparto (autorizado, anulado, cerrado)
Listo, ahora seguiremos en la siguiente ventana llamada ENTREGA REPARTO la cual se encuentra debajo de Detalle Entregas y arriba de Enviados
Luego de haber generado la entrega, nos abrirá la ventana entrega reparto la cual se ve así
Vamos a explicar primero, que son esas tres columnas de color azul:
- Stock Fisico: Es el stock fisico del producto familia de la linea, ubicado en el deposito de la sucursal en la que encuentro, en caso de usar sucursales. En caso de no usar, es el stock fisico de mi/s deposito/s.
- Stock Disponible: Es el stock disponible que tenemos en nuestra sucursal, como vemos solo tenemos 29 disponible
- Stock Fisico Entrega: Es la diferencia que tenemos entre la cantidad asignada del prodcuto familia y el stock fisico total de dicho prodcuto.
Estas columnas nos ayudaran para saber si tenemos stock del producto, y ademas si nos alcanza para enviar el mismo, teniendo en cuenta las demas entregas reparto sin enviar.
- Podemos opcionalmente colocarle una Fecha
- Clickeando en Vincular Facturas podremos vincular otros remitos, por si nos olvidamos anteriormente seleccionado uno o varios moviendo el mouse hacia abajo o arriba mientras se presiona como mostramos anteriormente
Al ir a documentos relacionados, en la pestaña Entregas podemos ver el remito interno
También podemos ver en REMITO DE ENTREGAS los remitos fiscales
Al terminar, presionaremos en 1- AUTORIZAR
aparecerá la siguiente ventana.
Se nos mostrará la ventana en color amarillo, el cual significa autorizado
Luego, presionamos en ENVIAR (F1)
Y por ultimo presionamos en CERRADO
Al cerrar, la ventana se nos pondrá en color verde
- Como asignar lotes en entrega reparto
- Iremos a entregas
- Seleccionamos el remito y presionamos en el botón picking
- Luego de modificar las opciones en entrega parcial vamos a entrega reparto
Listo, aquí veremos dos botones nuevos mas una barra en color rojo
- La barra en color rojo como su nombre lo dice, significa si tengo lotes o no asignados, esta barra cambiará de color rojo a verde solo cuando asignemos lotes
- Usaremos este botón para asignar lotes, al presionarlo se nos abrirá una ventana en la cual podremos modificar y agregar lotes
- Este botón lo usaremos para desasignar lotes, cuando asignemos por error o solo queremos desasignar
Para asignar lotes presionamos en el botón anteriormente mencionado, el cual abrirá la siguiente ventana.
Al clickear en ASIGNAR TODOS este botón asignará lotes automáticamente con stock disponibles a los productos.
Podemos modificar la cantidad asignada editando el numero que esta debajo de la columna ya mencionada
En este ejemplo voy a cambiar la cantidad asignada a “5”
Veremos que se nos cambia la cantidad en Productos asignada al cambiarla en lotes a asignar. Como sabemos, no podemos cambiar la cantidad más de la qué está disponible.
Al terminar de asignar la cantidad deseada presionamos en aceptar
Veremos que la barra color rojo se cambió a color verde, mostrando que ya tenemos lotes asignados.
Para desasignar lotes, presionamos en Desasignación de lotes y la cual abrirá la siguiente ventana
Para desasignar lotes, editamos el numero que está debajo de la columna con nombre Cantidad a Desasignar y luego presionamos en aceptar
En este ejemplo, voy a desasignar varias veces con esta cantidad, “1”, “4”,”5”,
Como veremos en la imagen, la barra color verde volvio a ser color rojo y los remitos se partieron en las cantidades mencionadas anteriormente
Al terminar de asignar o desasignar, presionamos en ENVIAR (F1)
Hay que tener en cuenta que no se puede enviar la entrega reparto si hay remitos con cantidad desasignadas
Se nos mostrará una ventana avisando que los productos se están enviando
Presionamos en cerrado y habremos terminado.
Como veremos, se nos pondrá en tránsito (color morado/violeta) y podremos cerrar la entrega reparto
Generar Recepción
Para Generar Recepción en entrega reparto, debemos tener activado el parametro Entrega Reparto Genera Recepción o Entrega Recepcion Parcial
Para Generar Recepción clickeamos en el botón con el nombre anterior mencionado con la entrega reparto estando en TRANSITO (color morado/violeta)
Al presionar el botón, veremos la siguiente ventana:
Para modificar la cantidad entregada clickeamos sobre la columna anterior mencionada
Como veremos, si modificamos la cantidada entregada se nos modificará automáticamente la cantidad retornada
Clickeamos en ACEPTAR
Se nos mostrará una ventana avisando que se nos generó correctamente
Presionamos en aceptar y se mostrará la ventana siguiente:
Esta ventana funciona igual que el form anteriormente visto, si modificamos la cantidad entregada se modificará la cantidad retornada
Al terminar presionamos en CERRADO
Listo, habremos cerrado y terminado correctamente
Enviados
Este submodulo muestra todos los detalles que se encuentra en una Entrega Reparto y que fueron Enviadas
Como vemos, podemos colocar varios filtros los cuales están en las columnas superiores, desde cliente, documento, el numero de la entrega reparto, el numero del remito venta etc…
Remitos de Entregas
En este submodulo se nos muestra todos los remitos fiscales y los entregas realizadas.
Los colores significan:
- Verde: Significa que fueron entregados correctamente y están confirmados
- Amarillo: Significa que están enviados pero no confirmados.
Entregas
La encontramos debajo de Remito de Entregas y arriba de Producto Transferencias
Al abrir este submódulo veremos la ventana con todas las entregas que hicimos.
Como veremos, tenemos tres colores los cuales son Verde (cerrado), Rojo (anulado) y Naranja (en proceso)
Tenemos la columna para filtrar la cual se llama Filtros en donde podemos filtrar por:
- Pendientes
- Pendientes con Envio
- Cerrados
- No Facturados
- Anulados
- TODOS
También por:
- Último Mes
- Último Año
- TODOS
Para abrir una entrega, nos paramos sobre el icono con forma de “flecha” clickeamos y veremos que el check box estará marcado y podremos abrir la entrega
Para crear una nueva entrega, nos posicionamos en el botón llamado nuevo o presionamos la tecla F7
Se nos abrirá una ventana la cual se ve así:
Para empezar, debemos cliquear el botón llamado Validar para validar los datos necesarios/obligatorios a completar.
El botón nos mostrará que datos a completar son obligatorios o como por ejemplo cual nos falta
Como veremos, el dato obligatorio a colocar es cliente.
Podemos ver los documentos relacionados en la pestaña con el nombre anteriormente mencionado
Podemos ver las facturas y los remitos de entrega
Como también el presupuesto, nota venta, nota pedido y servicio.
- Empezamos seleccionando el cliente
- Cliqueamos en el botón buscar
- Veremos todos los clientes disponibles en el recuadro
- O podremos buscar manualmente en la línea marcada
Luego de seleccionar el cliente deseado vamos a agregar un nuevo ítem cliqueando en el botón con el mismo nombre o presionando la tecla F6
Abrirá está ventana en la cual podemos buscar el producto, modificar la cantidad que queremos, elegir el depósito y modificar la descripción.
Al presionar en el boton con flecha hacia abajo se nos abrirá la siguiente ventana:
Veremos que se nos mostrarán todos los productos en donde también podemos filtrar por marca, rubro, línea, sublínea y el precio final.
Para mostrar la fila de filtrado nos posicionamos sobre una de las columnas, como por ejemplo rubro hacemos click derecho y buscamos la opción Mostrar fila de filtrado
Luego de elegir nuestro producto deseado, este nos aparecerá agregado debajo de las columnas en la pestaña detalles
Para entregar nuestro producto, solo debemos cliquear en el botón Entregar Todo. Este botón entregará todos los productos que tengamos agregados, ya sean 1 o 5 productos.
Si queremos hacer una entrega parcial, debemos pararnos sobre el botón con el mismo nombre, el cual está siguiente del botón Nuevo Ítem. Nos abrirá una ventana nueva en la cual modificaremos la cantidad para entregar parcialmente
Por ejemplo, voy a modificar la cantidad entregada a “5” cliqueamos aceptar y nos
preguntará si queremos generar el remito de facturacion fiscal
Podemos elegir el tipo de entrega entre Retiro por Sucursal y Envio cliqueando en el nombre dependiendo de cual esté seleccionado, como se muestra en la imagen:
Si lo cambiamos a Envio, nos pedirá que verifiquemos los datos del domicilio de envio.
Los cuales veremos en la pestaña ENVIO
En la pestaña Histórico Devoluciones, veremos todas las devoluciones que se hicieron
Para Borrar un producto recien agregado, debemos pararnos sobre el producto que queramos eliminar y cliquear el icono X color rojo
Producto Transferencia
Seguimos con producto transferencia el cual se encuentra debajo de entregas
y arriba de solicitudes de Sucursales
Al abrir este submódulo y clickear en nuevo se nos mostrará la siguiente ventana:
Para empezar, vamos a explicar las siguientes pestañas:
- Deposito Origen: Aquí seleccionaremos el depósito origen que contiene el producto
- Depósito Destino: Aquí seleccionaremos el depósito destino al cual nuestro producto irá al hacer la transferencia.
Si clickeamos en Validar se nos mostrará que son obligatorios a seleccionar.
- Para buscar nuestro depósito, cliqueamos en el icono con forma de flecha hacia abajo
- Luego cliqueamos en el botón buscar para que todos los depósitos se nos muestren en el recuadro. También podemos buscar el depósito manualmente escribiendo su nombre en el recuadro “buscar”
Luego de agregar los dos depósitos que se nos solicitan, ya podremos agregar nuestro producto. Para hacer esto, nos posicionamos debajo de la columna Producto Familia y
hacemos doble click.
Se abrirá una ventana nueva donde buscaremos nuestro producto.
Como vemos, también podemos filtrar por código y nombre agregando la fila de filtrado. Después de encontrar nuestro producto y agregarlo podremos modificar la cantidad deseada que queremos transferir.
La ventana Totales es la suma total de los costos de los productos incluidos en la transferencia así como también los costos con IVA y el precio total. Esto nos ayuda a tener una idea del valor transferido.
Esta es la columna del costo unitario por producto.
En este punto ya podremos cerrar el documento y se hará la transferencia de productos al depósito destino que anteriormente seleccionamos.
La cual se verá en color verde.
También podemos observar que el estado del producto cambió a transferido
Transferencia Genera Recepcion
Para generar la recepción de una transferencia debemos tenerla en estado “cerrado”
Así que primero, cambiamos de estado nuestra transferencia cliqueando en el botón cerrado.
Cliqueamos en Sí
nos saltará una ventana avisando que la transferencia se realizó con éxito y la transferencia cambiará al color amarillo.
Para empezar a generar la recepción cliqueamos en el botón que se encuentra en la parte superior de la ventana llamado Generar Recepción. En caso de que se utilice el parametro transferencia producto mueve stock, al generar la recepcion se moverá efectivamente el stock fisico. Si este parametro está en no, al cerrar transferencia se mueve el stock fisico. La recepcion es meramente visual y operativa.
Se abrirá una ventana la cual es la siguiente.
Si la empresa utiliza el parametro usa detail advanced y el parametro transferencia producto recepcion mueve stock está negado, veremos varias columnas como el código de nuestro producto, el nombre del producto, la columna cantidad recibida en donde pondremos la cantidad que se recibió
Tenemos que saber que si tenemos el parámetro llamado Usa Detail Advanced en NO veremos que el formulario nos trae la cantidad transferida y la cantidad recibida. En caso contrario se verá como la anterior imagen
Para seguir, colocamos la cantidad en la columna cantidad recibida y luego cliqueamos en
aceptar. Ademas podremos agregar una observación ya sea sobre los productos recibidos,
la transferencia o algún otro motivo
Vamos a ver una ventana que nos avisa que la recepción se generó correctamente.
Una vez generada la recepción, el color de la transferencia pasará a Verde.
Faltante y Sobrantes
Cuando generamos la recepción y en cantidad recibida colocamos una cantidad de más, la veremos en la pestaña Sobrantes
En este caso, coloque la cantidad recibida a 8 cuando solo hice la transferencia con la cantidad 5
En el caso que coloquemos una cantidad menor, esta se nos mostrará en la cantidad Faltantes
Y en este otro caso, coloque en la cantidad recibida 1 cuando hice la transferencia con la cantidad de 5.
Anulación
Si queremos anular una transferencia debemos tener en cuenta que:
- Para anular una transferencia, en caso de que NO genere recepción está SI podemos anularla, pero solo cuando cuente con stock en el depósito destino que elegimos en la transferencia
- No podemos anular una transferencia que SI contenga Genera Recepción ya que debemos generarla obligatoriamente, luego de generar la recepción si podremos anularla pero como anteriormente dicho, solo si el depósito destino cuente con stock
Solicitudes de Sucursales
Este submódulo se encuentra debajo de Producto transferencia y debajo de Reportes
Para crear una nueva solicitud, debemos cliquear en el botón Nuevo o presionar la tecla F7.
Al hacerlo, se abrirá una ventana la cual se ve así:
Para hacer una solicitud debemos:
- Seleccionar el depósito origen: Vamos a cliquear en el icono con forma de flecha hacia abajo, esto nos mostrará los depósitos
- Seleccionar el depósito destino: Vamos a repetir los mismos pasos que hicimos con deposito origen.
Podemos agregarle una observación en el recuadro a la par del nombre anteriormente mencionado
Para agregar un producto vamos a cliquear en el icono de nuevo
Se abrirá una ventana la cual se ve así:
Para agregar el producto, abrimos la pestaña de Producto Familia cliqueando sobre el recuadro blanco, luego buscamos el producto filtrando o manualmente escribiendo su nombre.
En Cantidad Pedida vamos a colocar la cantidad deseada que queremos solicitar
Cliqueamos en Guardar y Cerrar.
Veremos que efectivamente nuestro producto se agregó correctamente
Si queremos autorizar la solicitud, debemos pedirle a un usuario que esté en la sucursal del depósito origen la autorice.
Luego de autorizarla, la solicitud se nos cambiará a color morado
Luego de autorizarla, podremos cerrarla. La solicitud cambiará de color una vez más y esta vez a verde, en producto transferencia se nos mostrará la transferencia que se generó al cerrar la solicitud.
Para abrir la transferencia debemos pararnos sobre ella y cliquear en el botón Abrir Registro Seleccionado
Aquí podemos hacer lo mismo que hicimos en los sub módulos anteriores como generar
recepción.
Reportes - Informes Analiticos
En reportes se pueden ver datos en submódulos los cuales son vistas. Son datos que no se encuentran en otro lado.
Solicitudes
Para generar una solicitud/Cotizacion nos iremos nos iremos a Gestion de Compras-> Solicitudes
Al generar una nueva desde el botón, se nos abrirá una ventana la cual se ve asi:
Empezaremos por agregar una partida presupuestaria y en caso de no tener ninguna, nos paramos sobre el botón nuevo y lo clickeamos, este nos mandará al documento PP (PartidaPresupuestaria) en donde llenaremos los datos.
Siguiente seleccionamos el solicitante que, de igual manera si no tenemos uno podemos crearlo desde el botón nuevo.
En caso de querer cambiar de sucursal solo iremos hacia el recuadro sucursal y seleccionaremos la deseada.
Siguiente, agregaremos Productos Familias desde detalles de la Solicitud/Cotización clickeando debajo de la columna producto familia, o clickeando sobre el botón nuevo.
Luego de seleccionar el Producto Familia, especificaremos la unidad de medida clickeando debajo de esa columna
Para que esta solicitud nos genere una Orden de Compra tendremos que cambiar el estado a autorizado, el cual antes de hacerlo nos mostrará un mensaje y si queremos confirmar.
Siguiente escribimos una observación:
Luego de hacerlo, la Solicitud pasará a estar en estado cerrado y nos avisará que se creó una Orden de Compra.
Para ver esta orden de compra nos iremos a la pestaña documentos relacionados y veremos todas las órdenes de compra que se hayan generado.
Cotizaciones
Para generar una cotización en la solicitud, debemos pararnos sobre la pestaña Cotizaciones, y clickear sobre el botón Nuevo.
Nos traerá una ventana llamada cotización compras, en donde primero vamos a llenar los siguientes datos:
Proveedor: Seleccionamos el proveedor.
Seleccionamos la fecha de cotización.
Luego de esto, podemos empezar a modificar el precio unitario de los items agregados, como tambien la cantidad de estos, teniendo en cuenta la cantidad original que tenemos agregada en la solicitud, debido a que si agregamos una cantidad mayor a la agregada nos saltará una ventana de validación.
luego de agregar el Precio unitario el precio total se modificará automáticamente dependiendo de la cantidad que hayamos agregado.
Hacemos esto con todos los items agregados y veremos que el recuadro total que se encuentra en la parte superior de esta ventana de cotización, se modificará tambien automáticamente sumando todos los totales.
Seleccionamos el tipo de moneda en caso de querer que sea en dolar, llenamos la observación en el caso de querer colocar detalles y por ultimo podemos agregar una fecha de vencimiento.
En caso de querer agregar más de una cotización lo podemos hacer haciendo el mismo proceso recién mostrado, teniendo en cuenta que cada cotización debe tener distintos proveedores
Luego de terminar con las cotizaciones, para generar una o varias órdenes de compras, nos iremos al cuadro comparativo el cual se encuentra en la parte superior de la ventana de solicitud. Vamos a clickear sobre este el cual abrirá el siguiente formulario:
Este cuadro comparativo lo que hace es comparar los precios de los dos proveedores (En caso de tener dos cotizaciones con
diferentes) y al presionar el botón precios sugeridos lo que hace es marcarnos los precios más baratos de los dos proveedores.
Luego de marcar los precios sugeridos clickeamos en aceptar y se nos avisará que se generarán ordenes de compras:
y por ultimo nos mostrará en un mensaje cuantas ordenes de compras se generaron:
De esta manera la solicitud pasará a estar en el estado cerrado como también las cotizaciones en caso de no haberlas cerrado anteriormente y podemos ver las ordenes de compras generadas en los documentos relacionados de la solicitud
Orden de Compra
Este módulo se encuentra en Gestion de Compras->Ordenes de Compras, al dirigirnos hacia ésta direccion veremos que el documento tiene TRES ESTADOS:
–Proceso
–Cerrado
–Anulado
Podemos filtrar por el estado del documento o bien ya sea por mes, por año o por todos estos:
De igual manera podemos filtrar por todos los estados de estos documentos, ya sea anulado, proceso, cerrado.
En la lista de documentos podemos filtrar agregando la fila de filtrado haciendo lo siguiente: Nos paramos sobre una de las columnas como “Numero”, hacemos click derecho y buscamos la opcion llamada “Mostrar Fila de Filtrado”.
De esta manera podemos filtrar por una fecha más especifica, filtrar por el oid del documento exacto que buscamos, por el N° del documento, por el proveedor, ect.
Para crear una nueva orden de compra clickearemos sobre el botón llamado Nuevo el cual se encuentra en la cinta de opciones
Se abrirá la ventana orden de compra la cual se ve así:
Para empezar con este documento, llenaremos los siguientes datos:
- Proveedor: Al clickear en este recuadro se abrirá una pestaña en donde buscaremos y seleccionaremos el proveedor deseado, buscandolo de manera manual ya sea por texto, mostrando la fila de filtrado o simplemente bajando la lista.
Si queremos, tambien podemos crear un nuevo proveedor desde el botón nuevo.
Podemos escribir detalles sobre el pedido de venta desde el recuadro con el mismo nombre
Veremos el estado del documento el cual ahora se encuentra en Proceso
Podemos elegir el Rubro abriendo la pestaña y de igual manera se puede mostrar la fila de filtrado para una busqueda más especifica. Tambien podemos crear un nuevo RUBRO.
Podemos elegir el estado Operativo como tambien el estado administrativo
Veremos el recuadro Forma de Pago donde podemos seleccionar el plan pago, la entrega estimada y el limite de entrega. Veremos informacion de las Unidades tales como unidades pedidas y/o recibidas
En la pestaña Documentos Relacionados veremos todos los Docs que generará o el que generó a la orden de compra, donde tambien, podemos vincular documentos como ordenes de pago, facturas, notas de debitos, etc. Clickeando en el icono llamado vincular o podemos crear un nuevo documento desde el botón nuevo. Si queremos desvincular por ejemplo una factura solo debemos clickear en el botón Desvincular y afirmar.
En la Pestaña Adjunto podemos adjuntar archivos o crear nuevos y desde la pestaña Auditoria podemos ver todos los cambios o procesos que se hicieron en este Doc
Luego de seleccionar el proveedor se nos habilitará la opcion de agregar un Producto Familia desde la pestaña Detalles de Pedido clickeando en la fila que se nos marca con nombre de Pulse Aquí para Añadir una nueva Fila.
Para agregar un producto familia debemos pararnos debajo de la columna con el mismo nombre, siguiente hacemos doble click para que se abrá una pestaña donde buscaremos el Producto Familia
Luego de agregar el producto familia, podremos modificar la cantidad pedida desde la columna Un. Pedidas. Tambien podemos aplicar un descuento desde las diferentes columnas llamadas descuentos teniendo en cuenta que sea modificables o no por el usuario
Para borrar un Producto Familia debemos clickear sobre el icono “X” de color rojo
Si queremos agregar un impuesto iremos al recuadro llamado impuestos y clickearemos sobre el botón nuevo
Al hacerlo, se abrirá la siguiente ventana en donde seleccionaremos el impuesto y el monto. Podemos crear uno nuevo desde la ventana de seleccion de impuestos. Luego de terminar clickearemos sobre el botón guardar o guardar y cerrar
El impuesto se mostrará en la pestaña con el mismo nombre:
Para cerrar la Orden de compra solo clickearemos sobre el botón Cerrado o desde el botón Cambio de Estado.
Factura Compras
se encuentra en la gestión de compras > Factura compra
Generamos una nueva la cual se ve así:
Empezamos por seleccionar el proveedor y escribimos el número manualmente.
Opcionalmente podemos seleccionar un Rubro, Centro costos pero obligatoriamente deberemos seleccionar un concepto para que así, la factura compra se pueda cambiar de estado. En caso de querer crear un Centro Costos, Concepto o Proveedor podemos hacerlo de manera rápida cuando estemos por seleccionar uno de estos, clickear en el botón nuevo.
Para agregar una fila o un ítem nos vamos a detalles y debajo de la columna producto familia clickeamos hasta que la ventana para elegir el producto familia aparezca, en caso de querer agregar una fila vacía, clickeamos fuera de esta ventana y esta fila se agregará.
el descuento y monto, monto impuesto etc.
En caso de querer agregar un nuevo impuesto, nos vamos al recuadro impuestos, cliqueamos dos veces debajo de la columna impuesto hasta que se nos abra la ventana para seleccionar el anterior mencionado.Vamos a ir modificando cada columna como, descripción, cantidad
Cuando hayamos terminado de llenar los datos obligatorios, modificar las columnas y agregar impuestos en el caso de que queramos. Solo nos quedaría cerrar la Factura Compra.
Factura Compras (Con remito de Ingreso)
En caso de querer vincular un remito de ingreso a la factura compra, tendremos que hacer lo siguiente:
Teniendo el Remito Ingreso listo, es decir en estado cerrado con sus respectivos ítems y cantidades, vamos a generar una nueva Factura Compra.
Tenemos que tener en cuenta que, esta FC tiene que tener el mismo proveedor que el remito de ingreso, en el caso de que no lo tenga, este remito ingreso no aparecerá en la lista de Remitos de Ingresos para vincularlo.
Con la Factura Compra creada, vamos a dirigirnos a la pestaña Documentos Relacionados -> Remitos Vinculados.
En esta pestaña veremos dos botones los cuales son, el botón de vincular y el de desvincular. Entonces para vincular el remito de ingreso vamos a cliquear sobre el botón de vincular y siguiente se nos abrirá una ventana con todos los remitos ingresos creados con el proveedor seleccionado
Cuando tengamos seleccionado el remito ingreso, daremos click en aceptar de esta manera tambien nos preguntará si queremos agregar los items a la factura compra
Si clickeamos que si, el remito quedará vinculado y, agregará todos los detalles, es decir los items del remito ingreso.
Podemos vincular más de un Remito de Ingreso, como tambien podemos copiar los detalles de los nuevos remitos de ingresos sin ningún inconveniente.
Ingreso Efectivo
Este submódulo se encuentra en Gestión de Cajas -> Ingreso de Caja.
Para crear un nuevo ingreso de caja, nos paramos sobre el botón nuevo el cual nos generará el siguiente documento:
Para empezar con este documento, vamos a clickear en el botón validar el cual nos mostrará todos los datos obligatiorios a llenar/seleccionar.
Veremos que estos datos se nos mostrarán en un cuadro llamado resultado de la validación. Entonces teniendo esta información empezaremos por seleccionar un concepto valor
Vamos a clickear sobre el recuadro llamado concepto valor el cual, al presionar en el botón buscar este nos mostrará todos los conceptos que tengamos agregados, en caso de no tener uno en especifico podemos crearlo clickeando en el botón nuevo.
Luego de seleccionar el concepto, seleccionaremos la Caja Sucursal, es decir en donde se ingresará ese monto de efectivo cuando cambiemos de estado el documento.
Como vemos, en caso de no tener una X caja podemos tambien crearla desde el botón nuevo.
Seguimos por elegir el tipo de moneda en cual se hará el ingreso de efectivo ya sea dolar o peso.
En caso de querer agregar detalles o observaciones a este ingreso de efectivo, podemos hacerlo desde el recuadro vacío llamado Detalles.
Y en caso de querer agregar impuestos a este ingreso de efectivo lo haremos desde la pestaña Impuestos clickeando debajo de la columna impuestos para que de esta manera, se nos desplace una lista de todos los impuestos disponibles y, que tambien en caso de no tenerlo podemos crearlo desde el botón nuevo.
Por ultimo, vamos a colocar el monto que vamos a ingresar en la caja seleccionada desde el recuadro monto
Al haber terminado, vamos a cambiar el estado del documento desde el botón Cambio de Estado.
Para asegurarnos que el ingreso de efectivo a la caja se hizo correctamente, vamos a pararnos sobre la caja sucursal seleccionada y clickear el botón Abrir registro relacionado. Todo esto desde el documento ingreso de efectivo para ser más rápidos:
Como vemos, si nos paramos sobre la caja sucursal, el icono del botón Abrir Registro relacionado pasará de estar sin color a estarlo.
Luego de clickear sobre ese botón se nos abrirá la ventana de la caja sucursal seleccionada, en este ejemplo usamos una caja de prueba.
Observamos que efectivamente tiene el movimiento, es decir el ingreso de efectivo que hicimos recientemente. Este movimiento tendrá siempre como nombre Ingreso Efectivo Número:TI000 etc.